Neste post você vai entender como funciona o serviço de secretariado, para quem este serviço foi criado, as vantagens e como escolher o melhor serviço de atendimento a clientes para a sua atividade ou negócio.
Como funciona o serviço de secretariado?
O serviço de secretariado ou de secretária virtual tem se tornado cada vez mais comum, caracterizando-se pela terceirização do serviço que antes era prestado por uma secretária contratada para atender especificamente uma empresa ou um profissional liberal, no regime da CLT, na sede do empregador.
Com a migração cada vez maior dos serviços para plataformas digitais, com a possibilidade de exercício de trabalho remoto, em casa (home office) ou mesmo em outros locais (e até países), novas formas de organização das atividades vem surgindo.
Atualmente, já existem várias empresas constituídas para oferecer virtualmente serviços de secretariado a outras empresas e a profissionais liberais que estão buscando maior eficiência na execução de suas próprias atividades, atendendo a interesses e necessidades de seus sócios e colaboradores que almejam trabalhar com horários mais flexíveis e com ambientes de trabalho mais confortáveis e versáteis, sem precisar estar o tempo todo no escritório para atender e receber clientes.
Os coworkings são modelos inovadores de negócios que oferecem estruturas inovadoras para que as atividades profissionais de seus clientes possam se desenvolver de maneira eficiente, diferenciada e com custos reduzidos. E o serviço de secretariado surgiu como mais uma inovação, aperfeiçoada para atender às novas necessidades do mercado.
Vários coworkings oferecem aos seus usuários o serviço de secretariado (secretária virtual ou recepção virtual) para atender profissionais liberais e empresas que estejam em processo de migração ou até já concluíram a transição para o trabalho home office ou híbrido. Estruturas físicas, com espaços para várias pessoas trabalharem ao mesmo tempo, vem se tornando rapidamente obsoletas e de alto custo para negócios e atividades de todos os tamanhos. Ao mesmo tempo, a atenção rápida aos clientes se mantém cada vez mais vital para cada atividade, o que exige novos modelos de recepção e atendimento.
Assim, a contratação terceirizada do serviço de secretariado surge como uma solução para que o atendimento de clientes esteja disponível e organizado, mesmo que os profissionais estejam focados em outras atividades e em outros lugares.
Por que contratar um serviço de secretariado (ou secretária virtual)?
Além de focar a atenção no cliente, que merece ser atendido com rapidez e eficiência, o serviço de secretariado permite que o contratante:
- diminua os custos com infraestrutura física e tecnológica para fazer o atendimento dos clientes;
- diminua os custos tributários e encargos sociais envolvidos na contratação de um(a) profissional exclusivo(a) para atender telefone/whatsapp e verificar mensagens, eliminando riscos trabalhistas;
- ofereça aos seus clientes um atendimento treinado e preparado para tal;
- melhore a sua imagem no mercado, pela responsabilidade que tem com os seus clientes;
- tenha seus clientes atendidos, mesmo que esteja focado(a) em qualquer outra atividade, sem ser interrompido(a).
Para quem se destina o serviço de secretariado?
- Quem trabalha virtualmente (no modelo Home Office ou híbrido) e que precisa de referência em um ambiente profissional para fazer a sua atividade.
- Quem não pode ou não quer estar 100% do tempo disponível para atender clientes;
- Quem precisa reduzir os custos com infraestrutura, mobiliário, água, energia, aluguel, condomínio, internet, limpeza, mas precisa de atendimento de secretária, especialmente quando for procurado e estiver no exercício da atividade profissional e não pode atender
- Quem vai viajar ou se envolver em projetos que não permitam interrupções constantes;
- Quem quer tornar o seu negócio ou a sua atividade mais eficiente e sustentável;
- Quem quer dar maior credibilidade para a sua empresa ou atividade;
- Quem pretende inovar e aumentar o seu networking.
Como escolher o melhor serviço de secretariado?
- Pesquise os diversos serviços de secretariado (secretária/recepção virtual) oferecidos por empresas especializadas e coworkings, anotando e comparando tudo o que oferecem.
- Anote cada uma das necessidades de sua atividade em relação ao atendimento de seus clientes ou possíveis clientes.
- Analise quais serviços atendem melhor à sua necessidade com o melhor custo/benefício.
- Verifique outros serviços que possam integrar o serviço de secretariado que possibilitem ainda mais eficiência ao seu negócio ou atividade.
- Peça informações, tire suas dúvidas e, faça as contas para ver quanto você economiza com esta solução.
O que o serviço de secretariado do Coworking BemGaia oferece?
- Atendimento humanizado
- Ajudamos no atendimento de clientes e de potenciais clientes com secretária treinada
- Script personalizado
- Atendimento telefônico/whatsapp por número exclusivo ou pelo número do Coworking
- Verificação de e-mail
- Recados enviados imediatamente via Whatsapp
- Registro de todas as chamadas
- Agendamento de atendimentos e reuniões presenciais e virtuais
- Cadastro de clientes
- Recepção presencial de clientes
- Cobrança pelas consultas/atendimentos
- Emissão de notas fiscais ou recibos
- 3 planos de contratação
- Divulgação como Coworker Residente
- Design do cartão de visitas virtual
- Possibilidade de contratar a locação do endereço fiscal (com gestão de correspondências), a locação de espaços de trabalho de forma eventual ou mensal, a locação de espaço publicitário externo no Mural dos Coworkers, entre outros serviços, de maneira independente, de acordo com as necessidades do cliente.
- Descontos especiais para a contratação de outros serviços de coworking e também junto a Parceiros BemGaia.
Quer contratar ou saber mais, entre em contato:
e-mail: contato@bemgaia.com.br
Whatsapp: (45) 99105-2995
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Autor(a): Liliam Radünz (liliam@bemgaia.com.br)